In de blogpost van deze week ga ik in op een vraag die me al bij diverse klanten werd gesteld: “hoe groot kunnen de nieuwe en bestaande teams maximaal zijn?”
De vraag vindt meestal haar oorsprong in een kostenoperatie of wanneer teams te groot dreigen te worden. Kan er een teammanager uitgespaard worden of moeten we er juist eentje aanstellen?
De vraag naar de maximale omvang van de teams beantwoord ik steevast met een tegenvraag voor we aan de oplossing kunnen werken: “kunnen we niet beter streven naar een optimale omvang van de teams in plaats van naar de maximale omvang?”
Tot nu toe kreeg ik altijd een positieve reactie.
Het juiste aantal teammanagers
Als je teveel managers in je organisatie hebt gaan ze elkaar bezighouden en met te weinig managementaandacht gaan cruciale processen mis.
Goed management zorgt ervoor dat een organisatie presteert. Maar dan moeten er precies voldoende en niet te veel of te weinig managers zijn.
Helaas is er geen generieke formule te vinden of te ontwikkelen waarmee we de verhouding managers/medewerkers kunnen bepalen. We zijn aangewezen op een aantal ervaringsregels om de juiste teamgroottes te bepalen. Ik noem hier de in mijn ogen belangrijkste factoren die we in ons besluit moeten meewegen:
1. De kwaliteit van je teammanagers
Zijn het ervaren en gekwalificeerde managers? Of zijn het beginners?
Van ervaren managers mag je verwachten dat ze grotere teams kunnen managen dan startende managers.
2. De kwaliteit van je medewerkers
Onervaren medewerkers hebben meer begeleiding nodig dan ervaren mensen. Ervaren medewerkers kunnen hun eigen boontjes doppen en verstaan hun vak. Daar hebben ze weinig managementbegeleiding bij nodig.
3. De beschikbare ondersteuning
Een uitgebreide en goede staf kan managers enorm helpen door een deel van de managementtaken voor hen uit te voeren. Dat dit gevolgen heeft voor het kostenniveau van de organisatie is dan weer jammer.
4. De beschikbare kaders en richtlijnen
Als medewerkers kunnen terugvallen op duidelijk omschreven en aangeleerde handleidingen en voorschriften, kunnen ze het veelal zonder hulp van een leidinggevende zelfstandig af.
Als het te vaak niet duidelijk is hoe er in voorkomende situaties gehandeld moet worden, zullen de medewerkers veel meer tijd van hun managers vragen.
5. De stabiliteit van de omgeving
Veel hectiek door nieuwe markten en producten? Dat vraagt dan om extra managementaandacht. Te weinig managementcapaciteit kan dan tot oponthoud leiden. In een stabiele omgeving kun je met minder managers toe.
Grote teams kennen ook hun beperkingen
Is het verstandig om altijd naar zo groot mogelijke teams te streven? Kleinere teams hebben ook voordelen.
Als je met kleine teams werkt:
- hebben je teammanagers korte lijnen met hun mensen
- hebben ze tijd om zich met de inhoud van het werk te bemoeien
- zijn ze niet alleen manager, maar ook specialist
- zijn er relatief veel teammanagers in de organisatie
- dienen de medewerkers zich volledig te richten op hun taak en kunnen ze zich daardoor teveel gecontroleerd voelen
- is er veel overleg nodig om het organisatiebeleid met alle teammanagers door te nemen
- stuur je relatief veel teammanagers aan
- heb je relatief hoge managementkosten
- heb je misschien meer managementlagen nodig
- neemt de afstand tussen het topmanagement en de werkvloer toe
Als je met grote teams werkt:
- wordt de afstand tussen de teammanager en zijn mensen groter
- hebben je teammanagers veel minder tijd voor inhoudelijke activiteiten
- wordt er voor je teammanagers een grotere nadruk op de managementaspecten van hun rol gelegd
- stelt dat specifieke eisen aan de managementkwaliteiten van je teammanagers
- heb je relatief minder teammanagers nodig in de organisatie
- kost het relatief minder tijd om met je teammanagers onderling af te stemmen
- zou de organisatie met lagere managementkosten moeten kunnen werken
- moeten de medewerkers zelf meer regelen en beslissen
- sommige medewerkers vinden dat fijn, anderen hebben daar meer moeite mee
- wordt de afstand tussen medewerkers en topmanagement kleiner
De beste aanpak
Om de echt optimale omvang van de managementlaag te bepalen zullen we eerst antwoorden moeten formuleren op de volgende vragen en daar acties aan moeten koppelen:
- Willen we inderdaad zo groot mogelijke teams, of doen we onze medewerkers daar misschien tekort mee?
- Hebben we de managers aan boord die horen bij het door ons gekozen model en kunnen we ze eventueel opleiden of van elders aantrekken?
- Zijn onze medewerkers in alle gevallen ervaren genoeg om in een groot team te kunnen werken, of komen ze beter tot hun recht in wat kleinere teams?
- Is onze staf voldoende sterk om binnen onze organisatie met grote teams te kunnen werken? Kunnen ze de delegatie van taken die dan optreedt voldoende aan?
- Moeten we eerst investeren in handleidingen en kaders om te kunnen optimaliseren? En hoe doen we dat?
- Kunnen we na de optimalisatie nog snel genoeg inspelen op marktveranderingen, of verkleinen we door de optimalisatie onze slagkracht teveel? Wat gaan onze klanten daarvan merken?
Pas wanneer we weten wat we willen, wat we aankunnen en wanneer de voorbereidingen zijn uitgevoerd kan de optimalisatie gepland en ingezet worden.
Zodat het ook inderdaad Optimaal wordt.
Foto: Pasukaru