Je PID is klaar en je wijsvinger hangt al boven de Sendknop?
Wacht nog even!
Loop je PID met deze checklist zorgvuldig na voor je hem verstuurt.
Alle items in deze checklist weggestreept?
Dan kun je jouw PID met een gerust hart publiceren.
Checklist PID
1. Je projectdefinitie is kristalhelder
- je vertelt wat je gaat doen én wat je niet gaat doen,
- je geeft duidelijk aan waar de grenzen van jouw project liggen,
- je belooft geen dingen die geheel of gedeeltelijk buiten jouw invloedssfeer als projectleider liggen,
- je belooft niet te veel en niet te weinig in de ogen van je opdrachtgever(s).
2. Je beschrijft de achtergronden exact
- collega’s, leveranciers, enz. die niet vanaf de start bij jouw project betrokken zijn begrijpen straks ook exact wat de bedoeling van jouw project is,
- je vertelt precies wat aan het project vooraf ging,
- je vertelt exact wat de uitgangspunten waren,
- je verklaart helder hoe jouw keuzes aansluiten en voortbouwen op die uitgangspunten.
3. Je projectdoelen zijn messcherp
- ze zijn vooraf met de opdrachtgever afgestemd,
- ze zijn SMART gespecificeerd,
- er is geen enkel misverstand over de doelstellingen mogelijk.
- het is duidelijk hoeveel geld en mensen je nodig hebt
- hoeveel tijd je nodig hebt
- en wat de kwaliteit moet zijn
4. Je scope & afbakening is ondubbelzinnig
- je maakt duidelijk wat er wel en niet bijhoort
- je sluit zaken die er niet bijhoren onomwonden uit
- je opdrachtgever leest exact wat hij straks van jou krijgt
5. Je windt geen doekjes om je randvoorwaarden & aannames
- je beschrijft alle (ALLE!) afhankelijkheden die jouw project kunnen helpen of kunnen dwarsbomen,
- je somt jaloersmakend nauwkeurig alle eisen die de organisatie aan jouw project stelt op,
- die opsomming is een keurige genummerde lijst.
- je levert ook een jezelf beschermende genummerde lijst op van alle aannames die je doet.
6. Je interfacebeschrijving sluit als een bus
- je beschrijft de gevolgen voor de diverse afdelingen van jouw project.
- je vertelt andere projectmanagers en de afdelingshoofden wat ze moeten regelen voor als je project straks klaar is.
7. Je projectaanpak verdient applaus
- Iedereen snapt waarom je zo en niet op een andere manier aanpakt.
- Je keuzes zijn duidelijk en begrijpelijk omdat je ze toelicht
8. Je business case telt voor tien
- iedereen kan lezen hoeveel het kost
- iedereen kan lezen hoeveel het oplevert
- iedereen kan lezen hoe lang het duurt om de investering terug te verdienen
- iedereen kan narekenen hoe je daar aan komt.
9. Je organigram is een plaatje
- iedereen kan in 1 oogopslag zien wie de baas is,
- wie wat in het project doet,
- waar hij of zij zelf in het plaatje past.
10. Je projectplan is volstrekt begrijpelijk
- je planning is met je deelprojectleiders afgestemd
- je planning is met je opdrachtgever afgestemd
- iedereen kan zien wanneer de Go/No Go momenten plaatsvinden
- je beperkt je tot mijlpalen om overzichtelijk te blijven
- het is overzichtelijk dus je detailplanning zit niet in je PID
11. Je Kwaliteitsmanagementstrategie is uitstekend
- je schrijft of, wanneer en hoe je gaat reviewen,
- hetzelfde doe je voor het testtraject
- wanneer is de audit? en wie doet dat?
12. Je configuratiemanagementstrategie is helemaal actueel
- iedereen kan lezen waar straks de meest actuele versies van de projectdocumenten te lezen zullen zijn
- je vertelt waar de oudere versies straks staan.
13. Je risicomanagementstrategie is hartstikke veilig
- iedereen kan lezen welke risico’s er zijn
- je vertelt duidelijk hoe belangrijk ze zijn
- hoe je ze straks vermijdt of beperkt
- hoe je structureel in de gaten zal houden of er nieuwe risico’s zijn,
- hoe je de risico’s regelmatig opnieuw beoordeelt.
- wat je er dan aan doet
14. Je communicatiestrategie is oorverdovend duidelijk
- je lezer begrijpt onmiddellijk wie-wat-wanneer-moet-weten en hoe jij dat gaat doen,
- het schema waarin je dat laat zien kan maar op 1 manier uitgelegd worden: jouw manier.
Heeft je PID toch nog wat extra aandacht nodig?
Hier is een handleiding voor je.
Foto: fontplaydotcom