Ik help projectmanagers bij het verbeteren van hun prestaties. Dit is een voorbeeld uit mijn praktijk. Personen en organisaties zijn onherkenbaar gemaakt.
Hoi Sven,
Ik heb vandaag naar de doelstellingen in je plan gekeken en heb een paar kanttekeningen bij de manier waarop je ze nu formuleert.
Het is niet duidelijk wat we straks na oplevering hebben.
Je blijft wat vaag.
Waarom is dat? Ben je bang om teveel te beloven?
Word alsjeblieft concreter.
Daarmee voorkom je misverstanden.
Straks verwacht je baas nog iets heel ander dan jij.
Of denken je projectmedewerkers dat je iets anders van hen verwacht dan je eigenlijk bedoelt.
Ik zal je een voorbeeld geven
Je schrijft nu: ‘het administratieve proces zal straks veel efficiënter uitgevoerd worden’
Ik heb geen flauw idee wat je daar mee zegt, want ik weet niet
- hoe efficiënt het nu gaat,
- hoe efficiënt het straks gaat,
- hoe je dat meet,
- wie dat meet.
Dit kun je beter schrijven:
- de gemiddelde doorlooptijd is nu 5 werkdagen,
- de gemiddelde doorlooptijd zal straks 2 werkdagen zijn,
- het nieuwe systeem levert deze cijfers straks dagelijks per e-mail aan de afdeling.
Nog een voorbeeld?
Je schrijft nu: “het aantal verkochte bankproducten zal met 30% moeten toenemen”.
Dit is duidelijker:
- het aantal verkochte bankproducten van vorig jaar geldt als uitgangspunt. Dit aantal was …..
- 12 maanden na in gebruik nemen zal het aantal verkochte aantal 30% hoger moeten zijn: namelijk …… stuks.
- De financiële administratie meet de aantallen en rapporteert hier straks over.
In de bijlage heb ik met pen nog een aantal suggesties in je plan gedaan.
Maak je doelstellingen specifieker en meetbaar!
Wat vindt je opdrachtgever eigenlijk van je doelstellingen?
Is hij akkoord?
Heb je de doelstellingen al aan hem voorgelegd?
Het zijn uiteindelijk zijn doelstellingen.
Als je opdrachtgever de doelstellingen pas onder ogen krijgt als je hele plan af is, loop je het risico dat het een plan voor de verkeerde doelstellingen is.
Stem ze daarom een paar keer goed met hem af en als je dat gedaan hebt weet je ook zeker dat de doelstellingen acceptabel zijn voor de organisatie.
Maak liefst vandaag nog een afspraak en maak de doelstellingen samen met hem:
S = Specifiek
M = Meetbaar (aantallen, percentages, wie)
A = Acceptabel (is mijn baas akkoord?)
En als je er aan toe bent
ga je daarna met de mensen praten die de doelstellingen moeten helpen bereiken.
Zij moeten de kans krijgen om te bepalen of ze binnen de gestelde tijd te bereiken zijn en welke randvoorwaarden jij daarvoor moet scheppen.
Of ze Realiseerbaar zijn dus.
In de Tijd die er voor staat.
En als je klaar bent met het aanscherpen, lopen we ze samen nog 1 keer langs met onderstaande checklist als meetlat:
S = Specifiek
M = Meetbaar (aantallen, percentages, wie)
A = Acceptabel (is mijn baas akkoord?)
R = Realiseerbaar (denken je mensen en jij dat het kan of is het een mission impossible?)
T = Tijdgebonden (kan het op tijd klaar zijn?)
Ik kijk uit naar je volgende versie! Lukt het om die deze week nog op te sturen?
Met vriendelijke groet,
Henk
Foto: Pixelnaiad