Een project is een aaneenschakeling van grote en kleine beslissingen.
Bedenk eens hoeveel tijd en geld we zouden winnen als we onze beslissingen, met dezelfde kwaliteit, twee keer zo snel zouden nemen!
Laten we ons besluitvormingsproces eens kritisch onder de loep nemen en kijken waar tijdwinst mogelijk is.
Zoals we het bedoelen:
- Het doorsnee besluitvormingstraject verloopt zo:
- We komen er achter dat we een beslissing moeten nemen,
- We proberen de vraag helder te formuleren,
- We bepalen het moment waarop we het antwoord moeten hebben,
- We bepalen wie de vraag het beste kan beantwoorden,
- We geven iemand de taak om met het antwoord te komen,
- We zetten de kwestie en bovengenoemde parameters op de “issuelijst”,
- De aangewezen persoon of groep doet onderzoek en verzamelt feiten, achtergronden en komt met een voorstel,
- We krijgen de favoriete oplossing en/of de opties met de voor- en tegenargumenten aangeleverd,
- We maken de keuze, nemen het besluit of bekrachtigen de favoriete oplossing,
- We voeren het besluit uit.
Zoals het in de praktijk vaak gaat:
De praktijk is bijna altijd weerbarstiger dan de theorie en soms lopen dingen toch even anders dan je ze bedoelde:
- De vraag blijkt toch niet helder, waardoor mensen met de verkeerde vraag aan de slag gaan of om opheldering en aanvullende informatie vragen,
- De door ons aangewezen groep of persoon is veel minder goed in staat (of heeft onvoldoende zelfvertrouwen!) om de vraag te beantwoorden dan we denken en raadpleegt, buiten ons gezichtsveld, meer mensen dan we weten. Als je niet oplet hebben zomaar 8 mensen ieder twee uur aan het vraagstuk besteed en ben je twee mandagen kwijt aan het bespreken van het probleem,
- We hebben niet in de gaten dat de met deze taak belaste persoon of groep inmiddels een aanzienlijk aantal vragen op zijn bord heeft liggen waardoor verstopping en vertraging optreedt. Het zijn in een project vaak dezelfde mensen die de moeilijkste vragen mogen oplossen.
- De onderzoekers realiseren zich onvoldoende dat er op hen gewacht wordt en leggen hun prioriteiten anders dan we willen,
- Als het antwoord gereed is verhinderen drukke agenda’s dat er snel een besluit genomen wordt,
- We krijgen geen duidelijk antwoord, maar moeten zelf de knoop nog doorhakken.
Stroomlijn het besluitvormingsproces:
De ontdekker van het probleem is vaak niet dezelfde als degene die het mag oplossen en de beslisser is vaak weer iemand anders. Het proces kent een aantal overdrachtsmomenten en periodes waarin we op elkaar wachten. En dat nodigt uit tot stroomlijnen!
- Besteed meer tijd aan het formuleren van een heldere vraag en steek genoeg tijd en energie in het uitleggen van het gewenste resultaat. Controleer of degene die de vraag gaat beantwoorden hetzelfde begrip van het probleem heeft als degene die het probleem opgelost wil hebben.
- Bepaal zorgvuldiger wie de vraag gaat beantwoorden en met een mogelijke oplossing moet/zal komen. Het is erg verleidelijk om alle vragen aan een beperkt aantal collega’s voor te leggen. Dit maakt je kwetsbaar en de doorlooptijden lopen op wanneer het aantal issues groot wordt.
- Maak naast je gebruikelijke lijst op datum van binnenkomst ook een issuelijst gesorteerd op persoon, zodat duidelijk zichtbaar wordt wie welk probleem onderzoekt/oplost. Dat geeft een veel duidelijker beeld van de relatieve belasting van mensen.
- Bespreek met de probleemeigenaren de relatieve prioriteit van de issues die zij op hun bord hebben liggen.
- Hou nauwlettend in de gaten dat er geen discussiegroepen binnen het project ontstaan die alles met elkaar moeten bespreken en via consensus tot een oplossing moeten komen. Let op, ik pleit er niet voor om overleg te voorkomen. Het gaat er hier om de effectiviteit van de analyses te handhaven.
- Geef bij ieder gevraagd besluit duidelijk aan wanneer er een oplossing van het probleem moet zijn. Vraag drie dagen van te voren of het voorstel er op tijd zal liggen. Zo niet dan heb je nog tijd om iemand anders bij of in te schakelen.
- Verlies geen tijd door voorstellen te laten liggen tot de volgende project- of stuurgroepvergaderingen. Neem de beslissing snel door de telefoon te pakken en de stakeholders te bellen.
Met deze 7 aandachtspunten en door voortdurend kritisch te zijn op de manier waarop we binnen onze projecten besluiten nemen kunnen we tijd winnen en de kans op het uitlopen van ons project voorkomen.