Werd jij op school weleens overgeslagen terwijl je toch het goede antwoord wist?
En weet je nog die keer dat het cadeautje dat jij zo graag wilde hebben naar een ander ging?
Ja, dat weet je heus nog wel.
Het doet nog steeds een beetje pijn.
Weet je dat belanghebbenden (de stakeholders) bij jouw project datzelfde gevoel krijgen wanneer je ze er te weinig bij betrekt?
Zo hou je ze te vriend.
1. Sla niemand over
Zet ze op een rijtje.
Iedereen die een belang bij jouw project heeft.
- Directieleden
- Managers
- Stafmedewerkers
- Collega’s
- Teamleden
- Interne Klanten
- Externe klanten
- Toezichthouders
- Financiers
- Andere bedrijfsonderdelen
- Leveranciers
- Enz.
En denk er om, het gaat om mensen, niet om afdelingen.
Schrijf hun namen er bij.
Doe het zorgvuldig.
Want niemand houdt ervan om vergeten te worden.
2. Begrijp ze
Iedere stakeholder heeft zijn eigen belang.
Vanuit zijn eigen perspectief en verantwoordelijkheid.
En wil dat in de gaten kunnen houden.
Vind uit wat ze van je willen weten en waarom.
Ik organiseer zelf altijd een aantal bijeenkomsten waarin we het project gezamenlijk verkennen. Dan wordt het me snel duidelijk wie ik nog nader persoonlijk moet interviewen. Bovendien merk ik direct wie kritisch en wie enthousiast over het project is. Daar kan ik dan op inspelen.
Dit moet je ze zeker vragen:
- Wat wil je weten?
- Wanneer en hoe vaak?
- Hoe kijk je tegen het project aan?
- Welke risico’s zie je?
- Hoe kan ik die risico’s beperken?
- Hoe kan ik je zorgen wegnemen?
- Wanneer is het project voor jou een succes?
Leg de uitkomsten vast.
Koppel ze aan iedereen terug.
3. Bedenk je strategie
Niet iedere stakeholder is even belangrijk voor jouw project.
Sommigen hebben meer invloed dan anderen.
Niet iedereen zal zich er veel mee willen bemoeien.
Deel ze daarom in in 4 categorieën.
Voor een goed overzicht.
Wie heeft er voldoende invloed om je project te steunen?
Of te remmen?
Of zelfs te stoppen?
Wie wil er bij betrokken worden?
En wie wil er weinig tijd aan besteden?
Belangrijk om te weten.
Kun je er straks slim mee omgaan.
4. Maak je plan
De categorieën 1 en 2 manage je als projectmanager natuurlijk zelf.
Maak iemand anders binnen je project verantwoordelijk voor de communicatie met de categorieën 3 en 4.
Spreek duidelijk af dat niets de deur uitgaat zonder jouw goedkeuring.
Plan de bijeenkomsten en ook de data waarop je schriftelijk zult communiceren.
En hou je er aan.
Foto: JDHancock