Achterstanden wegwerken is een hele toer. Je kunt ze beter niet laten ontstaan.
Soms zijn ze niet te voorkomen.
Door pieken in de vraag of tegenslag in IT bijvoorbeeld.
Met de reguliere processen en capaciteit krijg je die achterstanden moeilijk weg en je mensen kunnen niet eeuwig overwerken.
Dat houdt niemand lang vol.
Hier is een alternatieve methode die kan helpen.
Isoleer de achterstand
Bij het wegwerken van achterstanden zijn we vaak geneigd om de oudste orders/aanvragen als eerste te verwerken.
Die mensen zitten al zo lang te wachten.
Daar bereiken we alleen maar mee dat ook nieuwe aanvragers in de malaise delen.
Met als resultaat dat al je klanten moeten wachten.
Door nu een knip te maken tussen de ontstane achterstand en de nieuwe aanvragen doorbreken we die vicieuze cirkel.
Een deel van je team of afdeling zorgt ervoor dat nieuwe aanvragen op de gebruikelijke manier en snel worden verwerkt, een ander deel van je afdeling buigt zich over de achterstand.
Nieuwe aanvragers worden dan tenminste weer snel geholpen.
Prioriteer binnen de achterstand
Niet iedereen heeft er even veel last van dat hij of zij moet wachten.
Dus is het vooral zaak om binnen de voorraad aan achterstallige orders slim te prioriteren.
Zaken die echt problemen opleveren verwerkt de ploeg die zich met het wegwerken van de achterstand bezig houdt het eerst.
Maak het team verantwoordelijk en geef hen je vertrouwen en de bevoegdheden om te doen wat het beste is.
Stel duidelijke termijnen
Bepaal samen met het team dat de achterstand wegwerkt een haalbare “deadline”.
Het geeft hen een duidelijk doel en onderstreept het tijdelijke karakter.
Vier het succes
Vier het inlopen van de achterstanden met beide teams.
Iedereen heeft zijn of haar steentje bijgedragen, ook degenen die de nieuwe aanvragen met een uitgedund team hebben bijgehouden.
Maak het leuk voor iedereen.