*Zucht*.
Zit je net lekker in een flow, moet je weer vergaderen.
Probeer daarna maar weer je ritme te komen.
Vind jij vergaderen een vervelende onderbreking van je eigenlijke werk?
Hier is een oplossing
In zijn boek Read this before our next meeting (The modern meeting standard for successful organizations) geeft Al Pittampalli 7 regels waar ‘Het Nieuwe Vergaderen’ aan zou moeten voldoen om vergaderingen nuttig en efficiënt te maken.
Dat leidt, vrij vertaald, tot het onderstaande vergaderprotocol:
1 Een vergadering beoordeelt mijn beslissing
Besluiten neem ik vooraf na 1-op-1 gesprekken. Als ik het besluit heb genomen kan ik zo nodig een vergadering beleggen. Je kunt daarin mijn besluit aanpassen, verwerpen of aannemen. Als jullie mijn beslissing ondersteunen maken we als vergadering een actieplan om het besluit daadwerkelijk in te voeren.
2 Iedere vergadering begint op tijd, gaat snel en eindigt op tijd
Als je niet op tijd bent, beginnen we zonder je en nodigen we je niet weer uit. Als jullie mijn besluit hebben beoordeeld en als het actieplan er ligt, is de vergadering afgelopen. Iedereen kan dan weer aan het werk.
3 Iedere vergadering heeft zo weinig mogelijk deelnemers
Ben je niet doorslaggevend voor het ondersteunen van de beslissing? Dan nodigen we je niet uit. Merk je tijdens de vergadering dat je niet uitgenodigd had hoeven worden? Dan is het je plicht om de vergadering te verlaten zodat je weer aan het werk kunt.
4 Iedere vergadering wordt zorgvuldig voorbereid
Ik zorg voor een agenda met ruimte voor het bespreken van mijn beslissing en het maken van het actieplan. Die agenda krijg je op tijd van me. Jij denkt vooraf na over de voors en tegens van mijn besluit zodat je weet waar het over gaat en we een goed actieplan kunnen maken. Heb je geen tijd om je voor te bereiden? Kom dan niet naar onze vergadering.
5 Iedere vergadering maakt concrete en aan personen toegewezen actieplannen
In onze actieplannen staat exact wat we gaan doen, wie het doet, wanneer het klaar is en wie voor elke actie verantwoordelijk is. Het actieplan wordt zeer kort na de vergadering verspreid. Ik spreek de actiehouders aan op hun acties.
6 Informatieve vergaderingen vervallen
Informerende vergaderingen, daar doen we niet meer aan. Zonde van jullie en mijn tijd. Als ik je wil informeren doe ik dat met een memo of e-mail. Het is dus verplicht om die te lezen.
7 Vergaderingen zijn geen brainstormsessies
Brainstormsessies zijn er om te bepalen waarover besloten moet worden, managers om besluiten te nemen en vergaderingen om ze te beoordelen en actieplannen te maken. Een brainstormsessie is dus geen vergadering. Het zijn aparte types bijeenkomsten.
Ik vind het nogal wat
Vergaderingen tot een minimum terugbrengen en ze effectief en actiegericht maken, daar kun je weinig tegen inbrengen.
Maar Pittampalli denkt wel heel erg top down.
Hij redeneert vanuit een duidelijke ‘baas’-‘ondergeschikte’ visie. De baas neemt het besluit waarna anderen mogen meehelpen om het besluit uit te voeren. In bepaalde typen organisaties of in specifieke situaties zal dat zeker goed werken.
Maar in zelfsturende teams? Of in SCRUM of LEAN team meetings?
Ik denk dat het daar anders werkt. Daar worden meetgegevens beoordeeld, voorstellen gedaan, besluiten genomen en acties bedacht en toegewezen. Vaak binnen 10 minuten en dat kan ook heel effectief zijn.
Pittampali’s protocol mag in de gereedschapskist.
Om alleen daar toegepast te worden waar het moet.
Foto: Legalizefreedom