Overheidsprojecten vallen wel eens tegen en halen de krant. Projecten in de private sector net zo goed, maar dat lezen we meestal niet.
Gelukkig heeft de Nederlandse overheid onderzocht waar het aan ligt en wat er aan gedaan moet worden. Daar kunnen we allemaal wat van leren.
Hier zijn hun 10 oplossingen die herhaling kunnen voorkomen:
1 maak een business case
Werk nooit zonder een “zakelijke rechtvaardiging” (business case). Neem er alle belangrijke onderdelen in op (ook de personeelskosten en de beheerkosten) die nodig zijn om een goed besluit te kunnen nemen. Breng in je business case alle alternatieven in kaart. Ook de optie om niets te doen.
2 toon de meerwaarde aan
Toon de meerwaarde van het project aan voor de eindgebruiker (ook je klanten!) en je organisatie. Beantwoord daarvoor de simpele vraag “welk probleem lossen we op met dit project?” en maak een kosten-batenanalyse. Start het project pas als je de meerwaarde hebt aangetoond.
3 toets op haalbaarheid
Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers. Toets (samen met hen) je project op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. Ga niet verder als een van de partijen teveel beren op de weg ziet.
Ga bij de technische haalbaarheid uit van het (her)gebruik van bestaande en reeds ontwikkelde systemen. Ga niet voetstoots uit van het ontwikkelen van nieuwe systemen. Kies bij voorkeur voor kant-en-klare “van de plank” standaard systemen.
4 bouw niet op drijfzand
Ga pas automatiseren als je eerst de werkprocessen gereorganiseerd en gestandaardiseerd hebt.
5 voorkom doormodderen
Breng alle risico’s in kaart en analyseer ze. Formuleer maatregelen. Elimineer “doormodderen” op voorhand door vooraf bindend af te spreken wanneer je zult stoppen.
6 maak één persoon eindverantwoordelijk
Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. Ook (of juist) wanneer meerdere organisatieonderdelen door je project geraakt worden. Hij of zij is accountable. Eén persoon is eindverantwoordelijk voor het hele project.
7 faseer
Faseer de ontwikkeling van het project zo efficiënt mogelijk en probeer in elke fase direct bruikbare producten op te leveren. Kleine stappen zijn beter dan grote teleurstellingen.
8 sluit aan op standaarden
Dan ben je verzekerd van ondersteuning. Exotische nieuwe producten laat je beter door concurrenten uitproberen.
9 stimuleer kritiek en tegengeluiden
Maak kritiek en tegengeluiden mogelijk en neem ze ter harte. Wees open en transparant. Verspreid alle documenten breed in de organisatie (intranet!). Laat buitenstaanders meekijken en regel collegiale toetsing.
10 besteed pas uit als je voldoende weet
Overleg eerst met marktpartijen. Besteed niet eerder uit voor je weet wat er ongeveer te koop is.
Logisch toch?
Deze 10 regels lijken voor de hand te liggen, maar in ons enthousiasme en door politieke druk vergeten we er nog wel eens een paar.
Ben jij projectmanager of opdrachtgever? Dan kun je ze maar beter op een goed zichtbare plaats op je bureau leggen!
Foto: Solo with Others