Plannen is moeilijk.
Maar je kunt het leren.
Zo doe je dat
- zet alle uit te voeren taken op ‘post-its’,
- ga met alle betrokkenen om de tafel,
- vertel vooraf dat alle taken in een van onderstaande “bakjes” moeten vallen,
- verdeel dan samen de taken over de bakjes,
- taken die op (bijvoorbeeld) 3 uur geschat worden vallen in het 4 uur bakje enz.,
- taken die groter dan 10 dagen geschat worden zijn te omvangrijk, deel ze op in subtaken die wél in één van de bakjes passen,
- discussieer en laat je mensen hun keuzes aan elkaar toelichten,
- verander zo nodig de inhoud van de bakjes,
- bepaal de onderlinge samenhang en optimale volgorde tussen de taken en zet ze indien nodig na elkaar,
- gebruik daarvoor een white board,
- wijs de verschillende taken toe aan je mensen,
- communiceer de uitkomst aan iedereen,
- ga aan de slag,
- herhaal de bijeenkomsten zo vaak als nodig.
Je zult zien dat hun ervaring met plannen en de nauwkeurigheid snel toenemen.
Foto: Alan Cleaver